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Compte rendu réunion CFT du 24 Mai 2018

 
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Auteur Message
Jackes
Bureau

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Messages: 99

MessagePosté le: Mer 30 Mai - 15:00 (2018)    Sujet du message: Compte rendu réunion CFT du 24 Mai 2018 Répondre en citant

Présents :  
 
Patricia ETCHEVERRY, Pascale DAVID, Marie MACABIAU, Martine LARRE, Marilyn BARON, Ariann PAYET, Jean-Luc BLIMO, Pierre VIGOUROUX et Jean-Jacques BARON 
 
  
 
Excusés : Anne et Georges GUITTARD, Marianne PLAZANET et Patrick DAVID 
 
  
 
Jean-Jacques remercie tous les présents. 
 
  
 
Calendrier FFM: 
 
2 et 3 Juin Inter 7 à RIVIERE SUR TARN : 11 inscrits ( ?...) 
 
16 Juin Inter 8 à AUBIAT : Aucun participant. 
 
1e Juillet à Saint Laurent du Var : 
 
15 Juillet à Soyans : 
 
  
 
Débrief Balade des Ours :  
 
32 participants au week-end et 36 le dimanche (Serge, Martine, Marc et Peio nous ont rejoints pour la journée) 
 
Le dimanche joli convoi de 28 motos et 2 side-cars 
 
Retours positifs d’une satisfaction générale des participants extérieurs et également des membres du BABSL. 
 
2 incidents sans gravité à déplorer : 3 chutes + 1 panne le samedi et 1 panne le dimanche. 
 
Sylvie, Denis, Jean-Christophe et Les Riviérois m’ont confirmé être bien rentrés. 
 
  
 
Points forts : 
 
- La météo enfin clémente. 
 
- Les lieux visités (camping, balade, restau, etc.) qui ont convaincu l’ensemble des participants. 
 
- Le travail réalisé pour la préparation. 
 
- L’organisation pendant la manifestation. 
 
- Le rapport qualité prix qui a permis de «dégager » un bénéfice de près de 1000€. 
 
- La satisfaction des participants. 
 
- L’improvisation tout au long du week-end (mignonettes, gestion des incidents, accompagnement de Denis et Pierrot, remplacement GPS). 
 
- La bonne volonté de tous les participants du BAB SL 
 
- La convivialité. 
 
  
 
Points faibles : 
 
- Le manque de préparation de la balade du samedi (absence de Patrick qui a passé beaucoup de temps à la préparer). Jean-Jacques ne connaissait pas suffisamment la route à suivre, et le GPS n’a pas été d’une grande aide. 
 
- Les temps de route mal connu qui influent sur la suite de la journée. 
 
- Le départ du groupe incomplet (panne de Denis) à ARNEGUY. 
 
- Les arrêts prolongés inutiles (pour attendre Denis après le départ d’ARNEGUY). 
 
- Les difficultés de communication entre organisateurs pendant la balade. 
 
- La centralisation de l’organisation (Marie).  
 
  
 
Réflexions et suggestions: 
 
- Nécessité de reconnaissances à plusieurs (remplacement possible – possibilité de 2 groupes en fonction du nombre de participants ou de séparation du groupe comme à SAINT PEE ou suite aux divers incidents) : idéal 4 personnes ? 
 
- Nécessité de voltigeurs (2) sur 3 ou 4 carrefours particuliers (JPP, Arnéguy, etc) qui ne s’est pas fait naturellement. 
 
- Partage des données d’organisation sur un support mobile comme une clef USB par exemple (en cas d’indisponibilité de Marie ou de la personnes en charge) 
 
- Achat d’un porte-moto (C’est la première fois que nous rencontrons autant de problème. Un porte-moto aurait pu être utile mais ne semble pas indispensable à cette manifestation). 
 
- Allure de la balade (remarque faite par des participants extérieurs : un peu lente le samedi du fait qu’Ariann, avec son 125, était devant le groupe. Pour le reste du week-end, Ariann étant en fin de convoi, il ne semble pas y avoir eu d’autres commentaires). A signaler que dans certains secteurs sinueux, Marilyn a ouvert la route et permis aux plus rapides de se faire plaisir.  
 
- Attendre aux carrefours : malgré un briefing de départ de Jean-Jacques, cette règle essentielle n’a pas été toujours respectée. 
 
- Rappel de l’obligation de présenter sa carte d’adhérent FFM lors du pointage. Jean-Jacques a présenté ses excuses pour ne pas avoir informé les nouveaux adhérents FFM de la nécessité de porter leur carte d’adhérent FFM. Bien que sous surveillance de Jean-Christophe, nous avons eu la chance de ne pas avoir la présence de personnes pointues sur le sujet et susceptibles de porter réclamations auprès de la FFM.  
 
- Remettre aux participants les n° de tel de l’ouvreur ou organisateur sur des bracelets par exemple. 
 
  
 
Remerciements 
 
-   Toute l’équipe pour le travail accompli 
 
-   Marie pour son implication totale (gestion camping – repas – encadrement sur les balades – apéro – etc.). Sans Marie, pas de balade des ours. 
 
-  Marie, Marilyn et les autres qui ont fermé le convoi avec parfois beaucoup de patience. 
 
-  Tatie pour ses cakes et toasts. 
 
-  Serge pour avoir apporté les mignonettes. 
 
-  Patricia pour avoir remplacé efficacement le GPS. 
 
-  Nathalie pour son aide lors de l’apéro. 
 
-  Jean-Luc qui a accompagné Pierrot lors du problème sur sa moto. 
 
-  Martine pour le café au local. 
 
-  Philippe E qui est venu nous visiter avant le départ. 
 
-  Et tous les participants pour leur bonne humeur. 
 
  
 
Organisation section : 
 
Le partage des informations dans l’organisation n’est à ce jour pas satisfaisante pour suppléer à une indisponibilité. Il pourrait être intéressant de réfléchir à un travail de groupe dans nos futurs projets ainsi qu’à la sauvegarde des documents sur un support mobile. 
 
  
 
Rallye Basco-Landais  8 et 9 septembre:  
 
- La distribution des affiches et flyers a commencé (BARCELONNETTE et Balade des Ours). Voir Patrick pour en imprimer d’autres ? Les affiches A4 sont à réserver pour les commerces et autres lieux d’affichages. Les affiches A5 seront à distribuer notamment sur les CFT et les flyers seront plutôt à poser sur les motos dans la rue. 
 
- Une adresse mail dédiée au Rallye a été créée : rallye.babsl64@gmail.com (code d’accès à retrouver pour partage accès avec d’autres membres) 
 
- Les documents à envoyer à la FFM sont en cours de rédaction par Jean-Jacques et Marie. 
 
- Le road-boock sera prêt pour un test en Août. 
 
- Hébergement OK. Restauration à renégocier : Marie et Jean-Jacques rencontreront les responsables du camping mardi prochain. 
 
- Repas du samedi midi : contacter la mairie du lieu de pique-nique pour demander l’autorisation et trouver une solution de repli dans une salle : Marie rédige un courrier.  
 
- Repas du samedi midi : Paniers repas ? Serge aurait une réponse. 
 
- Jeux : Propositions : lancé de boulons dans un sceau, cuillère à entrer dans une bouteille n’ont pas fait l’unanimité. Chacun réfléchit de son côté pour faire des propositions. 
 
- Lots : Sponsoring : Patricia propose une lettre qui pourrait servir de support lors de rencontre avec les mairies, commerçants, professionnels ou autres. Dans un premier temps, nous allons nous rapprocher de Christophe COUMES qui pourra nous donner des conseils et nous aider sur la partie commerciale.  
 
- Tenues BAB SL : Comme constaté sur la Balade des Ours, les clubs FFM affichent généralement leurs couleurs sur ces manifestations. En tant qu’organisateur, nous devrions faire de même ne serait ce que pour l’image du club. Un inventaire sera réalisé au local  le 10 juin lors du nettoyage. La question sera posée en réunion du bureau. Jean-Jacques propose de faire réaliser un devis pour des tenues en fonction des besoins réels avec possibilité de nouvelle commande en cours d’année pour de nouveaux arrivants. 
 
- La sono a été pré-réservée par Pierre. Il nous manque encore musique et disc-jokey… Marilyn prend le dossier en main (voir peut être avec Patrick ou autres) 
 
- Demande d’autorisation d’utilisation du parking REXEL pour départ et/ou stationnement motos. Jean-Jacques s’en charge. 
 
- Barnum : 2 ou 3. 1 petit pour le départ, 1 grand pour le pique-nique et 1 petit pour le camping. 
 
- Postes à tenir, nombre d’organisateurs. A valider ultérieurement. 
 
- Sondage de participation des membres du moto club. A faire sur le forum 
 
- Prévoir l’utilisation de banderoles FFM au départ et à l’arrivée. 
 
- Fléchage pour l’arrivée au local le samedi matin (possibilité de joindre un plan dans la documentation relative au rallye). 
 
- Prévoir des tickets pour les boissons et les repas. 
 
- Inscriptions, 3 propositions : Rallye, Rallye et soirée, Rallye, soirée et hébergement ? Non débattu. 
 
- Prévoir la pose d’autocollant sur les motos lors de l’enregistrement au départ. Non évoqué. 
 
  
 
  
 
Trophées Alticol et Curiosités touristique : 
 
Jean-Jacques va tester Alticol (photo du col réalisée lors de la Balade des Ours). Non abordé 
 
  
 
Question diverses : 
 
Fin de réunion écourtée, pas d’autres sujets abordés. 
 
  
 
Fin de la réunion. 
 
  
 
  
 
Prochaine réunion :  Mardi 12 Juin 18h30. 
 
  
 
  
 
  
 
Dernières infos (hors réunion) : 
 
- Jean-Jacques a vu, vendredi 25 Mai au club, Christophe Coumes et lui a demandé de nous apporter son aide sur la partie « sponsoring ». Il réfléchit à ce qu’il pourrait nous proposer. L’inviter à la prochaine réunion. 
 
- Marie et Jean-Jacques ont visité le camping pour le Rallye. Question hébergement, nous avons les tarifs et les infos. Question repas, le restaurant, mis en gérance cette année, nous devons revoir avec cette personne les tarifs, les menus et le fonctionnement du bar : prévu fin juin après réouverture du restaurant. 
 
- Nous avons recalculé le prix du week-end Rallye. Tout compris et par participant il serait de 35,60€. Nous avons donc décidé de fixer le montant de l’inscription à 36,00€ par personne. Nous ne ferons pas d’offre d’hébergement en camping mais uniquement en mobil-home. 
 
- Pour une question de logistique, la date limite d’inscription pour le Rallye est avancée au 17 Août. 
 
  
 
Merci à Patrick et Serge pour les balades. Nous les avions zappé pendant la réunion…. 
 
  
 
  
 

_________________
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MessagePosté le: Mer 30 Mai - 15:00 (2018)    Sujet du message: Publicité

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